1. Grunnleggende
For å opprettholde full kontroll over varelageret ditt, er det viktig å jevnlig gjennomføre varemottak og varetelling for å holde beholdningen oppdatert til enhver tid. Å etablere gode rutiner for disse aktivitetene gir mange fordeler, inkludert bedre kontroll over svinn og lagerverdi.
I Munu Lagerstyringssystem spiller struktur og sammensetning av hver vare en viktig rolle i å opprettholde kontrollen. Grunnlaget for en vare er dens grunnenhet, som vanligvis bestemmes av den minste mengden produktet kan selges i. For eksempel måles sprit ofte i centiliter (cl), mens vin måles i flasker. Et glass vin vil da være en brøkdel av en flaske, og et shot en spesifikk mengde sprit.
I tillegg deles en vare inn i emballasje- og innkjøpsenheter, som kan justeres etter behov. I motsetning til grunnenheten, kan disse endres, og de er spesielt nyttige ved mottak og telling. Merk at grunnenheten ikke kan endres etter at varen er opprettet.
1.1 Lager – Varer
Du får oversikt over varene i produktkatalogen ved å gå til Lagerstyring (1) og deretter Varer (2).
Varene i oversikten er sentralt administrert, men du kan endre ulike parametere ved å klikke på varenavnet.
The fields inside the red square in the image above can be used to set(fields marked with * is mandatory fields):
-
Varenavn*
-
Varegruppe*
-
Leverandør*
-
EPD – Varenummer
-
EAN – Strekkode
-
Lagerkommentar – hvor varen ligger i lageret
-
Minimum mengde i grunnenhet – brukt ved bestillingsforslag
-
Ideell mengde i grunnenhet – brukt ved bestillingsforslag
-
Tellefrekvens – standard er månedlig
-
Favorittvare ved mottak – kan settes til JA for ofte mottatte varer
Definere "emballasje tre":
For å forenkle telling og mottak, kan ulike pakkestørrelser defineres per vare:
-
Grunnenhet (1): Settes ved opprettelse og kan ikke endres.
-
Emballasjenhet (2): For eksempel flaskestørrelse – gjør det enklere å telle hele flasker i stedet for å regne om til cl.
-
Innkjøpsenhet (3): Angir hvor mange flasker det er i en kasse, eller brukes til å angi vanlig bestillingsformat.
1.2 Lager – Varetelling
Etter at du har valgt ønsket tellefrekvens, kan du generere en varetellingsliste i Munu Cloud Portal via Lagerstyring (1) og Varetelling (2).
Du vil se alle tidligere tellinger, både påbegynte og fullførte. For å starte en ny telling, klikk på knappen øverst til høyre (3).
I vinduet som vises:
-
Velg type telling: standard er månedlig
-
Velg hva tellingen skal inneholde:
-
Alle varer
-
Favorittvarer (for kontrolltelling)
-
Ingen varer (bygg listen manuelt)
-
-
Navngi tellingen, f.eks. “Mai 2025”
-
Kommentarfelt kan brukes til å notere hvem som utførte tellingen
Klikk på “Opprett varetelling” for å starte.
I listen som genereres:
- Fyll inn antall telt i kolonnen merket med rødt (“Antall”)
- Merk at det kan være flere linjer for samme vare (f.eks. flasker og kasser med Cola)
- Husk å lagre underveis for å unngå tap av data
- Bruk “Skriv ut” (1) øverst til høyre for å ta tellingen på papir
- Mangler en vare? Bruk “Søk etter vare” (2) øverst til venstre for å legge den til
Når alt er telt:
-
Klikk på “Avslutt telling” (3)
-
Verdien som telles blir da åpningbalanse for lageret fra tidspunktet tellingen ble startet
-
Bruk Skriv ut for å få Excel-sammendrag gruppert etter varegruppe
1.3 Lager – Varemottak
For å holde lagerverdien oppdatert gjennom måneden, må man registrere innkommende varer. Dette hjelper med å unngå negativ beholdning og gir bedre kontroll for avstemming mot fakturaer og følgesedler.
Gå til Lagerstyring (1) og deretter Varemottak (2). Klikk “Nytt varemottak” øverst til høyre (3).
I dialogvinduet:
-
Velg tidspunkt for varemottak (2)
-
Velg hva listen skal inneholde:
-
Ingen varer – bygg listen manuelt
-
Favorittvarer – for valgte leverandør
-
Bestilte varer – dersom bestillingsforslag brukes
-
Alle varer – komplett liste for valgt leverandør
-
Klikk “Opprett” (3) for å starte.
- No items - a typical choice if you want to build the goods receipt based on the content of the packaging slips using the “search items” function as described in the inventory count section.
- Favorite items - will only show a list marked as “favourite” for for the selected supplier.
- Ordered - is used if the item ordering suggestion functionality is being used. The basis for the goods receipt will be based on the order suggestions.
- All items - if you want a complete list of all items for selected suppliers.
Finish by clicking “create” (3).
Ved å bruke “Søk etter vare” (markert med rød pil):
-
Velg varenavn (1)
-
Velg ønsket emballasjealternativ (2) – grunnenhet vises alltid, og andre alternativer har antall grunnenheter i parentes
-
Klikk “Lagre og fortsett” (3) eller “Lagre og lukk”
Etter registrering vises oversikt for kontroll. Klikk “Avslutt varemottak” når alt er klart.
NB: Varemottaket påvirker lagerverdi først når det er avsluttet, og med valgt dato/tidspunkt.
2.1 Lage en oppskrift
Dersom en artikkel består av flere varer (f.eks. en cocktail), må du lage en oppskrift for å trekke riktig mengde fra lageret.
Gå til Lagerstyring (1) → Oppskrift (2) → Opprett ny (3).
-
Gi oppskriften et navn (1)
-
Klikk “Legg til rad” (2) for å legge til flere varer
-
Velg vare i kolonnen “Vare” (3)
-
Angi mengde som brukes i kolonnen “Kvantitet” (4)
-
Klikk “Lagre endringer” (5) når alt er klart
💡 Kostpris beregnes automatisk ut fra mengde og enhetspris, så dobbeltsjekk at alt stemmer.
2.2 Koble vare/oppskrift til artikkel
For at Munu skal kunne beregne forventet lagerforbruk, må oppskriftene eller varene knyttes til artiklene som selges.
Gå til Artikler (1) og velg artikkelen du vil koble.
-
Gå til fanen Lager (2)
-
Aktiver kobling til lager ved å velge Ja/Nei (3)
-
Velg type:
-
Innkjøpt – én vare
-
Produsert – flere varer kombineres til én (f.eks. saus)
-
Oppskrift – flere varer trekkes ved hvert salg
-
Ved Innkjøpt:
-
Velg varen fra nedtrekksmenyen
-
Fyll inn antall grunnenheter som skal trekkes per salg (f.eks. 1 for flaske, 0.2 for glass)
Ved Oppskrift:
-
Velg oppskrift fra listen
-
Forbruk beregnes ut fra mengder definert i oppskriften